Zaplanuj i zrealizuj swoje cele. 5 technik, które pomogą Ci zwiększyć produktywność.

Każdy z nas marzy o skutecznym wykonaniu zadań, szczególnie, gdy lista rzeczy do zrobienia wciąż się wydłuża. Nie wydłużymy doby, nie nagniemy czasu a część rzeczy musi być wykonana w terminie. Często zajmujemy się drobnostkami, rzeczami, które tylko budują w nas złudzenie realizowania celu. Jakie sprawdzone techniki wspomogą naszą produktywność?

POMODORO

Technika ta polega na stworzeniu krótkich epizodów w których skupimy się wyłącznie na działaniu – realizowaniu zadania.

1. Wybieramy czynność, którą chcemy zrealizować.
2. Ustawiamy minutnik/alarm w telefonie tak by zadzwonił za 25 minut.
3. Przez ten wyznaczony czas pracujemy wyłącznie nad zrealizowaniem swojego zadania. Nie przerywamy pracy aż do momentu, kiedy zadzwoni budzik.
4. Robimy sobie 5-minutową przerwę a później ustawiamy timer na kolejne 25 minut.
5. Po 4 takich sesjach możemy zrobić sobie dłuższą przerwę 20-25 minutową.

ZJEDZ tę ŻABĘ

Brian Tracy bardzo dokładnie opisuje tą technikę w swojej książce o tym samym tytule. Polega ona na tym by zacząć dzień od zrobienia tej jednej, najważniejszej rzeczy. Później można zająć się resztą zadań. Wspominałam już o niej w tym wpisie.

1. Najpierw określasz listę rzeczy, które musisz zrobić by zrealizować dany cel.
2. Ustalasz, który z punktów jest najważniejszy (ten priorytet to Twoja żaba)
3. Realizujesz go w pierwszej kolejności.

Nie zajmujesz się zadaniami drobnymi, mało ważnymi, mogącymi poczekać. Robisz to, co jest najważniejsze a często to, co wymaga od nas największego wysiłku (i na co de facto nie mamy ochoty – stąd ta żaba w nazwie;)). Zjadając swoją żabę masz poczucie zrobienia kroku w stronę tego dużego celu i nawet jeśli w danym dniu nie zrobisz nic więcej to wystarczy by Cię przybliżyć do realizacji zadania.

PLANOWANIE ZADAŃ

Technika idealna dla prawdziwych fanów „list„. W jednym miejscu należy zgromadzić wszystko, co mamy do zrobienia. Na tym etapie gromadzimy punkty: zadania małe, duże, osobiste, zawodowe, cele krótko i długoterminowe – słowem WSZYSTKO, co chcemy zrealizować. Nie pomiń niczego – na wszystko znajdzie się miejsce.

1. Dzielimy zadania na dzienne, miesięczne i roczne.
2. Precyzujemy cele i upewniamy się, że możemy je osiągnąć (są dla nas realne). Cele muszą być konkretne i realne. Wizja, że w marcu polecimy w kosmos bez jakiegokolwiek przygotowania może jest i realna, ale zapewne dla garstki najbogatszych ludzi. A i oni nie polecą bez odpowiedniego przygotowania fizycznego. Dlatego nie porywajmy się z motyką na słońce. Ustalmy czy dany cel można zrealizować w 1 dzień czy potrzeba miesięcy. Zastanówmy się też jak go rozłożyć na mniejsze punkty – jeśli jest złożony.
3. Dzielimy cele na kategorie: dzienne, tygodniowe, miesięczne, roczne.
4. Realizujemy cele w wyznaczonym na to momencie (danym dniu, tygodniu, części miesiąca).
5. Kontrolujemy swoją listę i często do niej zaglądamy, by mieć pewność, że nic nam nie umknie.

METODA AKTYWNA

Idealna, kiedy masz wyznaczony czas na realizację danego, konkretnego zadania. Każde duże zadanie składa się z mniejszych podpunktów – tasków. Pogrupuj je w odpowiednie kategorie:

1. Rzeczy, które możesz zrobić od razu.
2. Rzeczy, które wymagają dodatkowych starań/ informacji/ materiałów by móc je zrealizować. (Takie, których nie można zrobić „od ręki”.)
3. Rzeczy, które można zrobić później.

Zaczynamy oczywiście od tej pierwszej kategorii. Robimy to, co możemy zrobić od razu, po czym zabieramy się za zadania, które wymagają zebrania pewnej wiedzy, dodatkowych materiałów. Dzięki takiemu rozbiciu tasków mamy pewność, że nic nam nie umknie i że nie stoimy w miejscu z działaniem.

METODA SEINFELDA

Użyteczna, kiedy chcemy rozwinąć jakąś umiejętność – o jej skuteczności przekonałam się na własnej skórze. Wspiera naszą praktykę w ulepszaniu danej cechy.

1. Wybieramy jaką umiejętność chcemy w sobie rozwinąć/ulepszyć – np. grę na gitarze.
2. W kalendarzu zaznaczamy określonym symbolem/ znakiem/ naklejką/ kolorem dzień, w którym poćwiczyliśmy tą umiejętność.
3. Próbujemy nie przerwać łańcucha oznaczeń.

Z moich doświadczeń płynie nauka, że nieprzerwanie łańcucha jest niesamowicie motywujące i satysfakcjonujące. Czasami to jedyna rzecz, która trzyma mnie przy wykonaniu zadania – fakt, że nie chcę przerwać „dobrej passy” w danej czynności mobilizuje mnie, by mimo braku chęci ją wykonać.

CO, GDZIE, KIEDY?

Każda z tych metod sprawdzi się w innych warunkach. Prawidłowe dobranie techniki zapewni nam większe szanse na realizację zadania i osiągnięcie celu. Używanie pomodoro może mieć sens jeśli chcemy nauczyć się języka włoskiego, ale dużo skuteczniejsza będzie w tym wypadku technika łańcuchowa Seinfelda. Pisząc pracę magisterką powinniśmy używać techniki pomodoro.

Kiedy najlepiej użyć danej techniki? Przy jakiego typu zadaniach?

TECHNIKA POMODORO – duże zadanie dotyczące zrobienia jednej rzeczy np. napisanie książki, pracy magisterskiej, nauka do egzaminu. Coś tak dużego, że wcale nie chcemy się za to brać, bo przytłacza nas ogrom pracy, ale możemy ją wykonywać partiami.

ZJEDZ tę ŻABĘ – idealna, gdy mamy w danym dniu dużo rzeczy do zrobienia, ale doskonale wiemy, co MUSIMY ZROBIĆ przede wszystkim. A jest jednocześnie najtrudniejsze i pochłonie najwięcej energii np. pójście do lekarza, do urzędu, przebrnięcie przez rozmowę (łatwo rozpoznać żabę po naszych emocjach – bo wcale nie chcemy tego zrobić!)

PLANOWANIE ZADAŃ – będzie dobre w przypadku celów długoterminowych tj. rozwój kariery, zrzucanie kilogramów, stopniowa zmiana, którą chcemy wprowadzić w nasze życie – w tym również projektowanie tego jak owe życie ma wyglądać.

METODA AKTYWNA – sprawdzi się w projektach, które musimy zrealizować w pracy, przy pracach zaliczeniowych, tworzeniu nowych produktów. We wszystkim, co musimy stworzyć od podstaw.

METODA SEINFELDA – wspomoże naukę danej umiejętności tj. gra na gitarze, jazda na rolkach, nauka języka, rysowanie, ćwiczenie kaligrafii itd.

Ułatwiajmy sobie działania – dobierajmy właściwe metody! Od dziś działajmy skuteczniej:)!